Kalendern
Introduktion
Din kalender är hjärtat i planeringen av din arbetsdag.
Vi pratar om vikten av att använda och dela din kalender.
Vi går också igenom funktioner som är bra att använda sig av.
Tips och trix
Skicka alltid en mötesbokning/förfrågan som kalenderinbjudan. Skicka den aldrig som mail.
Bifoga alla dokument inklusive agenda för ett möte i kalenderinbjudan – som text eller länk till ett delat dokument om möjligt. Undvik att bifoga en fil om det är möjligt. Skicka aldrig dokument eller agenda som separat mail.
Skriv in allt du gör i kalendern – dvs allt du gör där du är upptagen och/eller inte tillgänglig. Om du vill kan ett privat ärende märkas privat så andra inte kan se vad det är (annat än ”privat”).
Om du inbjuder till ett onlinemöte – var tydlig med vilken länk/vilket system som skall användas. Om det behövs (och inte hanteras automatiskt av Outlook-kalendern) – skicka med en länk till mötet (t.ex. för Zoom-möten).
Dela din kalender till “Personer i organisationen” med behörighet “Kan visa all information”. De kan inte se det du markerar “Privat”. Detta är viktigt för att förenkla samarbete etc.
Genom att dela kalender med övriga på arbetsplatsen får ni lättare att planera och hjälpas åt. Använd funktioner i den för att planera och bjuda in till händelser. Lägg in länkar till Teamsmöten. Leta efter bästa möjliga tid för att ha möten osv. Tänk att allt som kan kopplas till en tid är bra att hantera i kalendern.
Gör så här för att (Klicka på länkarna för att komma till instruktioner - från Microsoft)
- dela kalendrar
- bjuda in till möten,
- komplettera mötesinbjudan med Teamslänk
- ansluta till teamsmöte via kalendern
- planera in lämplig mötestid med hjälp av schemaläggningsassistenten
- lägga till mötesanteckningar eller bifoga filer i kalenderhändelsen.