Mailen

Mailen

Din email är något som du förmodligen använder dagligen. 

I detta avsnitt går vi igenom lite funktioner men också väldigt mycket mail-etikett och tänk kring användandet av mailen.

  • Använd teams istället för mail internt om möjligt.
    • Internkommunikation är snabbare och enklare att hålla reda på om den är i teams. 

  • Undvik att skicka mail i onödan.  
    • Våra maillådor är ofta väldigt fyllda av mail vilket gör det svårt att hitta i dom ibland om man söker något speciellt. Fundera därför på om det behövs?

  • Skicka bara mail till den/de mailet berör.  
    • Att skicka till människor som inte berörs kan skapa irritation och förvirring. 

  • Svara bara till de som berörs. Undvik  även ”svara alla” om det inte är absolut nödvändigt.  
  • Skriv en tydlig  rubrik så mottagaren tydligt ser vad mailet handlar om.  
    • Lättare att snabbt se vad det handlar om vilket är väldigt skönt i en full maillåda.

  • Korta mail kan skrivas i  rubriken och avslutas med //. Då vet mottagaren att mailet är tomt.  
  • Om mailet är viktigt – skriv BRÅTTOM!, VIKTIGT! Eller AKUT!  först i rubriken. Du kan även ange hög prioritet på mailet men det är ännu tydligare att använda rubrikfältet på detta sätt.  
  • Skicka aldrig en mötesinbjudan/förfrågan som mail. Skicka den alltid som en kalenderinbjudan.
    • Här finns det mycket vinning att göra. Mycket smidigare att få en notis i sin kalender den tid mötet är än att man ska komma ihåg en tid som skrivits i ett mail.  

  • Undvik att skicka dokument via mail om möjligt. Skicka helst som länk till delat dokument.  Eller använd Teams. 
    • I tema 5 trygghet och säkerhet säger säkerhets experten Karl-Emil Nikka, "Om vi slutade att klicka på länkar i mail och bifogade dokument så skulle vi ta bort i princip alla bedragarnas vapen. Så undvik att skicka dokument i mail så gör du det lättare för din mottagare att låta bli att klicka". 

  • Skicka inte ett dokument för remiss eller kommentarer via mail till fler än en person om det är möjligt  (om det inte är ett gemensamt delat dokument som länk). Använd hellre Teams för detta. 



Senast ändrad: fredag, 23 april 2021, 09:51