3. Kommunikation och skapande

Arbeta och samarbeta online

Grundläggande om molntjänster

En molntjänst innebär att via internet spara och dela information via en internetuppkopplad server. Alla sociala medier och webbaserade samarbetsverktyg som t ex Google, Microsoft 365 eller Spotify är molntjänster. Tjänsterna använder ofta vår information för att sälja annonser och skräddarsy tjänsten utifrån våra preferenser. När vi använder molntjänster är det därför viktigt att veta var våra data lagras och hur vi kan nå, äga och radera data. När kommunen köper in en molntjänst upprättas ett personuppgiftsbiträdesavtal med leverantören som innebär att vi har koll på var vår information lagras. Men kommunen har oftast inte avtal med mindre tjänster vilket tyvärr innebär det att många användbara tjänster på nätet inte är “GDPR-säkra”. Organisationer brukar ändå använda vissa tjänster med förbehållet att man informerar om användandet, att det är frivilligt och att man inte lagrar några personuppgifter eller känsliga data.

Samarbete

I en molntjänst kan du ge olika rättigheter till ett gemensamt dokument, för att flera ska kunna redigera samtidigt behöver de ha skrivrättigheter. När du har skapat ett dokument i Google eller M365 kan du dela dokumentet och där välja vilka rättigheter som ska ges till mottagaren. När du inte längre vill dela dokumentet kan du ta tillbaka skrivrättigheterna.

Grunderna i Teams - M365
Share files - M365
Dela filer och samarbeta - G Suite

Samskriva och samarbeta i Google dokument

Testa själv

- Skapa ett Worddokument från OneDrive online.
- Skapa ett Worddokument i Word på datorn och spara i OneDrive.
- Ladda upp eget arbetsmaterial på OneDrive. Om du använder dig av Chrome eller Edge som webbläsare kan du ladda upp hela mappar medan Internet Explorer bara har alternativet ladda upp enskild fil.
- Dela en fil med en kollega så att ni kan samarbeta samtidigt i dokumentet.
- Dela en fil med en kollega som bara kan visa dokumentet.
- Ta bort behörighet för delning.
- Skriv kommentarer i ett dokument som en kollega delat med dig.
- Gör ändringar i innehållet i ett dokument som en kollega delat med dig.
- Öppna filen från en annan enhet än din arbetsdator, exempelvis en mobiltelefon eller i en webbläsare i en privat dator.